Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zarządzanie zespołem

5 listopada 2018

NR 3 (Październik 2018)

Planuj, monitoruj, raportuj – przegląd systemów do zarządzania zadaniami w zespole

0 26

Planuj, monitoruj, raportuj – przegląd systemów do zarządzania zadaniami w zespole

Systemy zarządzania zadaniami (SZZ) pozwalają zebrać w jednym miejscu wszystkie informacje na temat zadań realizowanych przez każdego z pracowników firmy. Dzięki temu możliwe jest sprawne planowanie pracy, monitorowanie postępów oraz wykorzystanie zebranych w systemie informacji w raportach i sprawozdaniach zarządczych.
Wdrożenie systemu zarządzania zadaniami w firmie przynosi korzyści praktycznie na każdym poziomie organizacji:

  • pracownikom – pomaga sprawnie organizować swoje zadania oraz rozliczać się z ich wykonania;
  • menedżerom średniego szczebla – pomaga planować i organizować pracę nad poszczególnymi przedsięwzięciami oraz monitorować stan ich realizacji. Zwiększa kontrolę nad realizacją wielu projektów równolegle;
  • wyższej kadrze zarządzającej – pomaga koncentrować pracę podległych działów na celach strategicznych oraz obserwować pracę z „lotu ptaka”. Umożliwia monitorowanie stanu realizacji projektów na każdym poziomie organizacji.

Spośród wielu korzyści, które najczęściej obserwuję u klientów po wdrożeniu w firmie systemu zarządzania zadaniami, na szczególną uwagę zasługują moim zdaniem następujące:

  • pełna informacja na temat wszystkich przedsięwzięć toczących się w firmie – dobrze wprowadzony SZZ dostarcza menedżerom i pracownikom informacji o projektach, procesach operacyjnych, wdrażanych zmianach. W jednym miejscu można zobaczyć, czym obecnie zarządzają osoby na stanowiskach kierowniczych, w co zaangażowane są zespoły pracowników oraz na jakim etapie realizacji znajdują się poszczególne przedsięwzięcia;
  • listy wszystkich zadań, które realizują pracownicy firmy – w systemie jak na dłoni widać, kto czym się w danym momencie zajmuje. Można zobaczyć, jakie zadania realizuje dowolny pracownik i w jakich terminach planuje je ukończyć. Do historii przechodzą sytuacje, że ktoś o czymś zapominał lub nie wiedział, co jest do zrobienia;
  • urealnione planowanie terminów wykonania zadań i przedsięwzięć – praktycznie każdy SZZ umożliwia zaplanowanie kolejności oraz terminów każdego zadania i przedsięwzięcia, co pozwala lepiej przewidywać, kiedy zlecone prace zostaną ukończone. W firmie zmniejsza się hurraoptymizm i rozczarowanie opóźnieniami, a pojawia się estymowanie rzeczywistej pracochłonności i czasochłonności zadań;
  • monitorowanie obciążenia pracą – menedżerowie i pracownicy widzą, jakie jest obłożenie pracą, dzięki czemu wiadomo, kto ma zadań za dużo, a kto ma jeszcze niewykorzystane rezerwy. Zmniejsza się liczba nadgodzin oraz zostają wyeliminowane przedsięwzięcia, które powodują zbyt duże koszty;
  • koncentracja zespołów na celach, które firma chce osiągnąć – eliminują z organizacji wykonywanie zadań, które nie przybliżają pracowników do wyznaczonych celów. Pracownicy skupiają się na zadaniach, które mają największy wpływ na osiągnięcie wyznaczonych celów;
  • jasno zdefiniowana odpowiedzialność na każdym poziomie firmy – każdy pracownik i menedżer wie, kto za jakie zadanie jest odpowiedzialny. Zmniejsza się poziom rozmycia odpowiedzialności oraz nieprecyzyjność w delegowaniu zadań.

Na co zwrócić uwagę, wybierając SZZ?

Podchodząc do wyboru systemu zarządzania zadaniami dla własnej firmy, warto się zastanowić nad następującymi kwestiami.

Struktura zadań i projektów

Kluczowym parametrem jest elastyczność systemu w odwzorowaniu struktury zadań, projektów i procesów istniejących w firmie. Zwróć uwagę, czy będziesz mógł przechowywać specyficzne dla swojej działalności informacje. Czy system umożliwi Ci dostosowanie widoków do istniejącej struktury organizacyjnej firmy oraz mapy istniejących procesów. 

W firmach, które metodycznie realizują projekty, konieczne jest upewnienie się, czy będzie możliwe odwzorowanie stosowanych metodyk. 

Interfejs i wygoda użytkowania

Zwróć uwagę, jak czytelny jest interfejs i czy podoba się Twoim pracownikom. Czy...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "E-commerce Polska"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy