Zintegrowana sprzedaż internetowa

Sprzedaż internetowa w Polsce rozwija się dynamicznie. Jednym z kół zamachowych rynku e-commerce okazała się pandemia. Pojawiły się nowe e-sklepy, a już istniejące poszerzyły swoją działalność. Przy zamkniętych placówkach stacjonarnych internet to ogromne źródło potencjalnych klientów.

Jeszcze kilka lat temu wielu właścicieli sklepów internetowych, rozpoczynając działalność, traktowało sprzedaż w sieci jako dodatkowe źródło dochodu. Nie dysponowali zbyt dużymi funduszami na rozpoczęcie sprzedaży internetowej, co oznacza, że wiele sklepów internetowych było i ciągle jest prowadzonych w oparciu o podstawowy system e-commerce wspierany przez oprogramowanie finansowo-księgowe. W takich sklepach często wiele operacji musi być prowadzone ręcznie, a pracownicy nie mają dostępu w czasie rzeczywistym do informacji o produktach, aktualnych stanach magazynowych, cennikach i promocjach. Gotowe oprogramowanie sklepu internetowego może być źródłem kłopotów, takich jak m.in. błędne adresowanie przesyłek czy utrzymywanie dalekiego od optymalnego poziomu zapasów. Co więcej, brak automatyzacji w przepływie danych skutkuje również opóźnieniami w dostawie zamówionych towarów, co ma bezpośrednie przełożenie na niezadowolenie klientów, większą liczbę zwrotów i w efekcie – utratę przychodów.

– Fundamentalnym zagadnieniem w procesie tworzenia naszego rozwiązania Comarch e-Sklep jest integralność z systemami klasy ERP. Nasze rozwiązanie jest integralną częścią systemów Comarch ERP, co daje naszym klientom kompleksową obsługę procesów biznesowych. Zaczynając od zarządzania stanami magazynowymi, poprzez integrację z firmami kurierskimi oraz zarządzanie bazą klientów, aż po procesowanie zamówień i finalne wystawienie dokumentów rozliczeniowych. Dodatkowo integracja e-Sklepu systemem ERP pochodzącym od jednego producenta gwarantuje stabilność działania i łatwy proces integracji – podkreśla Karolina Trela – product manager e-Commerce, Comarch.

Wśród właścicieli e-sklepów powszechna wydaje się myśl, że inwestowanie w inne systemy do obsługi cyfrowego biznesu jest niepotrzebnym wydatkiem – „do prowadzenia e-sklepu powinno wystarczyć dedykowane rozwiązanie”. I tak może być w rzeczywistości – przy niewielkiej skali biznesu. Jednak z czasem, wraz z rozwojem firmy, klientów, kontrahentów, możliwości platformy e-commerce mogą okazać się niewystarczające, ponieważ nie zapewniają kompleksowego zarządzania e-sklepem. Właściciele sklepów poszukują rozwiązań, które umożliwiłyby im zwiększenie wydajności, poprawę jakości i konkurencyjności. Na tym etapie warto poszukać rozwiązania, które pozwoli na rozwój e-biznesu. Bazą rozwoju powinien być system ERP (Enterprise Resource Planning).

Centralne sterowanie

System ERP to oprogramowanie, które służy do kompleksowego zarządzania zasobami firmy. Umożliwia łatwe gromadzenie, przechowywanie, analizowanie i porównywanie danych. Oprogramowanie ERP charakteryzuje wspólna baza danych – czyli miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje potrzebne do skutecznego prowadzenia firmy. Na przykład szczegółowe informacje (dostarczane przez pracowników podczas wprowadzania danych kontrahentów, fakturowania, księgowania), dotyczące sprzedaży – np. liczba zamówień, stan płatności, suma sprzedaży netto, stany magazynowe czy dane teleadresowe klientów.

Oprócz tego system ERP może wesprzeć codzienne zadania wprowadzając mechanizmy automatyzujące. Przykładowo: jeśli zdefiniujemy stany minimalne produktów w magazynie, będzie on automatycznie generował zamówienie na towary, które się kończą. Dzięki temu nie trzeba analizować stanów magazynowych. System wykona to automatycznie i przygotuje gotowe zamówienia.

Systemy ERP cechuje modułowość. Dzięki temu samodzielnie decydujesz, z jakich funkcjonalności korzystasz.

Modułowa budowa

System ERP dopasowuje się do konkretnych wymagań firmy. Oprogramowanie ERP składa się z modułów, czyli narzędzi odpowiadających za konkretne działy firmy (m.in. handel, magazyn, księgowość, kadry płace, produkcja, projekty czy CRM). Każdy z nich odpowiada za inny obszar działania firmy, ale dane są dostępne we wspólnej bazie. Dzięki temu kadra zarządzająca zyskuje wgląd np. do zestawień finansowych, do których dane zaciągają się z różnych działów firmy.

To nie koniec korzyści, bo m.in. sprawdzenie stanów magazynowych, wystawienie aukcji na platformach e-commerce typu Allegro, Amazon, Ebay czy Empik, zamówienie kuriera odbywają się z jednego miejsca. Z systemem ERP zapomina się o aktualizacjach poziomów sprzedaży, gdyż baza danych aktualizuje się automatycznie i jest widoczna dla wszystkich użytkowników systemu. Pozwala to na lepszą komunikację między pracownikami, szczególnie magazynu i działu sprzedaży. Wprowadzenie do sklepu internetowego systemu ERP umożliwia zapanowanie nad procesami w firmie.

Dzięki modułowości systemu możliwe jest dostosowanie jego funkcjonalności do aktualnej sytuacji firmy oraz jego rozbudowę wraz z pojawiającymi się nowymi potrzebami. Takie wydzielenie funkcjonalności sprawia, że systemy ERP sprawdzają się zarówno w małych, średnich, jak i dużych firmach, niezależnie od branży.

Wyższy poziom biznesu

– Posiadanie systemu ERP daje właścicielowi e-Sklepu kontrolę nad procesami sprzedaży w firmie. Począwszy od kontroli stanów magazynowych oraz ich automatycznej aktualizacji zarówno w samym e-Sklepie, jak i współpracującymi z naszym rozwiązaniem platformami e-commerce, przykładowo Allegro. Systemy Comarch ERP to również sprawne zarządzanie bazą klientów, możliwość nadawania im specjalnych rabatów, limitów kredytowych lub indywidualnych cen, które potem są prezentowane po zalogowaniu w e-Sklepie. Do systemu ERP automatycznie spływają zamówienia złożone przez nasze rozwiązanie e-commerce, co przyspiesza proces realizacji zamówienia. Integracja z firmami kurierskimi i generowanie listów przewozowych, a następnie automatyczne wysłanie tej informacji do e-Sklepu oraz mailowo do klienta dodatkowo usprawnia cały proces i daje klientowi możliwość śledzenia zamówienia. Bezpośrednia integracja z systemami Comarch ERP umożliwia wygenerowanie elektronicznej faktury dla klienta tuż po rozliczeniu zamówienia oraz wysłanie jej w wiadomości e-mail wraz z informacją o zrealizowaniu zamówienia. Korzyści z takiej integracji jest bardzo dużo. Warto również podkreślić, że Comarch e-Sklep może zostać zintegrowany z jednym z czterech systemów Comarch ERP w zależności od wielkości firmy. Jesteśmy zatem w stanie zapewnić oprogramowanie i mikroprzedsiębiorstwom, i dużym firmom – podkreśla Karolina Trela. 

Dzięki zintegrowaniu oprogramowania e-commerce z systemem klasy ERP firma ma możliwość obsługi wszystkich elementów związanych ze sprzedażą, także tych bardzo zaawansowanych, niedostępnych w większości rozwiązań e-commerce. System ERP daje m.in. takie funkcjonalności, jak: kompleksowa administracja magazynem lub wieloma magazynami w różnych lokalizacjach, tworzenie zaawansowanych analiz, związanych nie tylko ze sprzedażą, ale także z ogólną kondycją firmy, pełną obsługą księgowości i kadr, łatwą i szybką obsługą wielu sklepów. Systemy klasy ERP zapewniają jednak gotowe rozwiązania przeznaczone do całościowego zarządzania firmą, uwzględniające wszystkie obszary jej działalności.

Nie tylko właściciel firmy skorzysta na zintegrowaniu systemu ERP z oprogramowaniem e-commerce. Zyska także pracownik, gdyż duża część obowiązków zostanie zautomatyzowana, dzięki czemu pracownicy będą mogli skupić się na mniejszej ilości zajęć wymagających ich bezpośredniego udziału. Ponadto przepływ informacji będzie płynniejszy, nie będzie problemów z przekazywaniem częściowo zrealizowanych zamówień innym pracownikom oraz zniknie potrzeba wielokrotnego przepisywania tych samych danych, przechowywanych w różnych programach. W efekcie skróci się czas realizacji zamówień i wyeliminowane zostaną pomyłki i przeterminowane zadania.

Klienci sklepu internetowego, mimo że nie będą świadomi tego, jakie oprogramowanie jest wykorzystywane w e-sklepie, również odniosą szereg korzyści. Przede wszystkim zamówienia będą realizowane dużo szybciej. Uzyskają pewność, że towar jest rzeczywiście dostępny w magazynie i nie będą narażeni na ryzyko pomyłek, np. wysłanie paczki pod inny adres. Dodatkowo będą mieć dostęp do zawsze aktualnych informacji dotyczących oferty sklepu. Nie mniej ważną sferą działalności e-commerce jest zapanowanie nad zwrotem towarów. Dzięki systemowi ERP system zwrotów w e-sklepie może być realizowany w prosty oraz szybki sposób. Ponadto oprogramowanie ERP, stale aktualizowane przez producenta, umożliwia sprawną obsługę zwrotów w zgodzie z obowiązującym prawem. Zwrotów towarów nie należy bagatelizować. Zaprojektowanie tego procesu przekłada się na zaufanie klientów, a przyjmowanie zwrotów pomaga budować reputację marki jako otwartej na potrzeby klientów i godnej zaufania. Przemyślana polityka zwrotów i odpowiednie narzędzia IT optymalizują koszty pracy sklepu internetowego.

Przemyślany wybór

Wybierając system ERP, należy zwrócić uwagę, by jego funkcjonalności były dostosowane do pracy sklepów internetowych.

– Integracja e-Sklepu z systemem ERP powinna być przede wszystkim intuicyjna dla użytkownika. Właściciel sklepu internetowego, korzystając z systemu ERP, powinien w prosty sposób móc zarządzać swoim asortymentem, aktualizować informacje o towarach z jednego miejsca zarówno w zakresie cen, opisów, zdjęć, jak i obszarów związanych z pozycjonowaniem takiego towaru w sieci. Kolejną ważną kwestią jest automatyczna wymiana danych pomiędzy systemem ERP a e-Sklepem, co jest znacznym ułatwieniem dla użytkownika i pozwala na skupienie się na innych procesach w firmie. Bardzo ważną kwestią jest również wybór oprogramowania ERP. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór oprogramowania od jednego producenta, co zniweluje problemy z integracją oraz wymianą danych pomiędzy e-sklepem a systemem ERP. Takie rozwiązanie oferuje firma Comarch – podsumowuje Karolina Trela.

Jak to wygląda w praktyce? Na przykład z poziomu oprogramowania ERP można ustawić parametry komunikacji z e-sklepem. Stąd pobieramy informacje o zamówieniu, razem z danymi teleadresowymi, sposobem płatności czy dostawy zamówienia. Po przetworzeniu zamówienia system ERP aktualizuje w sklepie internetowym status zamówienia. Sklep internetowy może więc poinformować swojego klienta o zmianie statusu, wysyłając mu komunikat mailem. Z systemu ERP do sklepu internetowego może być również wysłana informacja o numerze listu przewozowego wygenerowanego do konkretnego zamówienia.

Zintegrowanie e-sklepu z systemem ERP zapewni wyższe przychody i większe zadowolenie klientów. Wszystko dzięki lepszemu planowaniu zapasów, redukcji błędów przy wprowadzaniu danych i skróceniu czasu realizacji zamówień. Coraz więcej firm decyduje się na inwestycję w system ERP. Zarządzanie sprzedażą z jednego miejsca to olbrzymie ułatwienie, które stworzy przewagę konkurencyjną.