Księgowość internetowa czy tradycyjna – którą wybrać w branży e-commerce?

Dokumenty księgowe w branży e-commerce

Podatek dochodowy
Każdy przedsiębiorca, także osoba sprzedająca przez Internet, musi prowadzić odpowiednią księgowość. Rodzaj dokumentacji, jaka jest prowadzona, zależy od tego, jak rozliczasz się z podatku dochodowego. Jeśli płacisz podatek dochodowy według zasad ogólnych (18%, 32%) lub podatek liniowy (19%), to wtedy zapisujesz sprzedaż i koszty w podatkowej książce przychodów i rozchodów. Gdy rozliczasz się według ryczałtu, to wówczas wystarczająca jest ewidencja przychodów. Przy karcie podatkowej nie prowadzisz natomiast żadnej dokumentacji.
Dokumenty do rozliczenia podatku dochodowego mogą być prowadzone w formie papierowej, ale coraz częściej wybierana jest forma elektroniczna. Programy księgowe, które generują odpowiednie druki, dominują, bo dają możliwość gromadzenia dokumentów, a także przesłania ich do urzędu.
Zaletą elektronicznych dokumentów jest to, 
że nie musisz ich drukować i myśleć o tym, jak i gdzie je zabezpieczyć, np. przed zalaniem czy pożarem. Nie jest Ci potrzebne miejsce na składowanie kartonów, teczek z masą papierowych dokumentów. Oszczędzasz czas na segregację, układanie i szukanie jednego dokumentu w stosie papierów. Co więcej, to elektroniczne dokumenty mogą Ci bardzo pomóc np. w momencie kontroli, bo urzędom coraz częściej wystarczają dokumenty przesłane online.

 

Podatek VAT
Oprócz podatku dochodowego można lub czasem trzeba opłacać także podatek VAT. Muszą go doliczać między innymi osoby sprzedające wyroby z użyciem metali szlachetnych, takich jak złoto, srebro czy platyna. Pozostałe osoby sprzedające online nie muszą rejestrować się do VAT. Jest to duża korzyść, gdy nabywca jest osobą prywatną, bo wówczas sprzedajemy taniej, bez doliczania VAT-u.

TABELA 1. Formy opodatkowania a dokumentacja księgowa

Forma opodatkowania	Dokumentacja księgowa
Zasady ogólne	Książka przychodów i rozchodów (KPIR)
Podatek liniowy	Książka przychodów i rozchodów (KPIR)
Ryczałt	Ewidencja przychodów
Karta podatkowa	Nie trzeba prowadzić żadnych dokumentów

Przedsiębiorcy rozliczający VAT, oprócz doliczania do swojej sprzedaży podatku VAT, mają jeszcze dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. Muszą oni prowadzić elektroniczne rejestry VAT, a także przygotowywać i przesyłać do urzędu elektronicznie deklaracje VAT i pliki JPK_VAT.
Zaletą elektronicznych dokumentów jest też to, że w razie dokonania korekty, w programie jest to proste – nie musimy martwić się o to, że trzeba będzie coś przepisywać lub kreślić. Co więcej, w programach do prowadzenia księgowości podatki są wyliczane automatycznie po wprowadzeniu faktur, co oszczędza przedsiębiorcy dużo czasu i minimalizuje ryzyko pomyłki.

W jakiej formie wystawiać i przechowywać dokumenty?

Faktury
Osoba prowadząca działalność gospodarczą może wystawiać faktury zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przy dokumentach drukowanych przekazujemy papier nabywcy, a ten rozlicza go zazwyczaj u siebie. Jeśli chcesz przesłać klientowi fakturę mailem lub podać link do pobrania druku, wówczas nabywca musi na to wyrazić zgodę. Taka akceptacja może być przesłana w mailu lub SMS-em. Poza tym, równoznaczna z akceptacją tej formy rozliczenia jest zapłata nabywcy za przesłany dokument.
Faktury przychodowe i kosztowe mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Co więcej, jak wskazują ostatnie stanowiska urzędów, dokumenty papierowe można zeskanować i przechowywać jako pliki elektroniczne. Ważne, aby dokument był tak przechowywany, aby można było jednoznacznie stwierdzić jego autentyczność i aby wszystkie dane były widoczne.

Kasa fiskalna
A jak poradzić sobie z paragonami? Kolejnym tematem, z którym styka się przedsiębiorca, jest kasa fiskalna. Dlaczego? Bo nabywca, zwłaszcza w sieci, może nie być przedsiębiorcą i wówczas może pojawić się pytanie: czy dotyczy mnie kasa fiskalna? 

Teraz odbywa się to tak, że sprzedawca wystawia paragon i wkłada go do przesyłki z towarem. Wydruki z kasy fiskalnej muszą być przechowywane przez prawie 6 lat od ich wystawienia, a jak wiadomo – one szybko blakną. Przedsiębiorcy często zabezpieczają je w ten sposób, że przechowują je w lodówce. Trzeba przyznać, że to rozwiązanie mało komfortowe i kosztowne, bo wymusza nabycie kolejnego, osobnego sprzętu do domu. W ostatnim czasie pojawiły się aplikacje na telefon, które przechowują dla nas zdjęcia paragonów. Wystarczy zrobić zdjęcie i zapisać. Szybko i prosto.
Już od dłuższego czasu politycy rozważają wprowadzenie kas fiskalnych online, które przesyłałyby informacje do urzędów. Według zapowiedzi, w tych urządzeniach byłaby opcja wystawienia i przesłania do nabywcy e-paragonu. Rozwiązanie dla obu stron byłoby korzystne, bo sprzedawca mógłby spokojnie trzymać paragony z kasy, np. na dysku, a nabywca miałby paragon, np. do reklamacji na mailu.
Coraz więcej działań rządzących zmierza w stronę zelektronizowania księgowości. Mamy programy do rozliczeń, wystawiania dokumentów i wyliczenia podatków. Rozwiązanie te są szybsze i często bezpieczniejsze niż tradycyjne.

ZUS 
Praktycznie każdy przedsiębiorca musi opłacać składki i składać formularze do ZUS – o ZUS-ie można więc też powiedzieć, że jest częścią księgowości. Jeśli przedsiębiorca nie ma księgowej, musi samodzielnie pamiętać o obowiązkach związanych z ZUS-em. Druki może złożyć w ZUS-ie osobiście w formie papierowej, ale wiąże się to z koniecznością wizyty w jednostce i dość często jeszcze z wystaniem się w kolejkach. Dużo szybsze i wygodniejsze jest złożenie druków online. Można skorzystać z programu Płatnik lub ePłatnika dostępnego na platformie ZUS (PUE ZUS). 
Deklaracje złożo...