Dołącz do czytelników
Brak wyników

Niezbędnik e-commerce Managera

9 listopada 2018

NR 2 (Lipiec 2018)

Dlaczego Twoje e-maile lądują w folderze SPAM?

0 6

E-maile, które trafiają do SPAM-u, to prawdziwa udręka i poważny problem dotyczący efektywności działań firmy. Czy wiesz, jak sobie radzić z tym problemem?

SPAM jest wszechobecny i każdego dnia trafia do naszych skrzynek elektronicznych. Nie lubimy go, bo zaśmieca i denerwuje. Aż chce się zapytać: „Have you got anything without SPAM?”. Tak, dobrze kojarzysz – to jeden z tekstów kultowego mini serialu „Monty Python”, gdzie SPAM („mielonka”) był nierozłączną częścią menu w pewnej restauracji. Żarty żartami, ale gdy dostarczalność e-maili to Twoje „być albo nie być” na rynku, najwyższa pora zacząć działać!
 

Skąd bierze się SPAM?

Według raportu REDLINK „E-mail marketing w Polsce” z 2018 roku przeciętny Polak otrzymuje dziennie do 20 wiadomości e-mail o różnym charakterze. Wśród nich są oczywiście wiadomości niechciane, czyli SPAM. Co ważniejsze, problem otrzymywania niepożądanych wiadomości dotyczy aż 99% internautów. Większość adresatów nigdy ich nie czyta i od razu kasuje. Dlatego też, walcząc z takimi treściami, providerzy kont pocztowych wprowadzili na swoich skrzynkach liczne filtry, a także możliwość ręcznego oznaczania niechcianych wiadomości jako SPAM.
Do tej kategorii kwalifikują się przede wszystkim wiadomości niezamówione, czyli takie, na których wysyłkę odbiorcy nie wyrazili zgody (wysłane do adresatów zakupionych baz, często nielegalnie). W skład wiadomości niechcianych wchodzą także te generowane przez boty, często w języku innym niż nasz ojczysty, czy inne podejrzane e-maile od nieznanych adresatów.
 

Mam własną bazę i wysyłam zamówione treści. Czy problem mnie dotyczy?

Według prawa zebranie zgód na komunikację e-mail marketingową to podstawa. Wielu marketerów myśli, że to wystarczy, aby wiadomości były skuteczne i służyły odbiorcom. Niestety często blokadą w tworzeniu atrakcyjnych kampanii jest aspekt techniczny wysyłek, który najczęściej jest pomijany lub zaniedbywany.

To samo dotyczy e-maili transakcyjnych, czyli ważnych informacji, takich jak np. potwierdzenie rejestracji konta w systemie czy wysyłka faktury za usługę. Teoretycznie to wiadomości, które są zamawiane przez adresata, jednak te e-maile też często trafiają do SPAM-u lub nie wpadają do skrzynki głównej. Jest ogólnie przyjęte, że mamy maksymalnie trzy minuty, aby dostarczyć wiadomość, w przeciwnym razie użytkownik spróbuje założyć konto na inny adres, myśląc, że zrobił literówkę, lub odejdzie z naszej witryny do konkurencji.

Warto znać powody, przez które zamówione wiadomości od Twojej firmy mogą być traktowane jako niepożądane. Co więcej, należy reagować i w miarę możliwości zniwelować problem, zanim stanie się poważnym zagrożeniem dla marki.
 

Czy współdzielenie IP z innymi użytkownikami może wpłynąć na moje wysyłki?

Jednym z podstawowych problemów wpływających na dostarczalność wiadomości e-mail jest wykorzystywanie do wysyłki współdzielonego adresu IP. Warto pamiętać, iż większość dostawców rozwiązań do e-mail marketingu, a także hostingodawców udostępnia do wysyłki e-mail właśnie takie współdzielone adresy. Wystarczy więc, że jeden z wielu użytkowników takiego IP roześle SPAM – i co za tym idzie – obniży reputację serwera, a wszyscy pozostali użytkownicy odczują negatywne skutki tego zajścia. Prawie nigdy nie masz 100% gwarancji, że nie współdzielisz adresu IP ze spamerem.

Jednym z podstawowych problemów wpływających na dostarczalność wiadomości e-mail jest wykorzystywanie do wysyłki współdzielonego adresu IP. Wystarczy,  że jeden z użytkowników takiego IP roześle SPAM, a wszyscy pozostali odczują negatywne skutki tego zajścia.

Zagrożeń związanych ze współdzielonym IP jest więcej. Zalicza się też do nich problem kolejkowania i opóźnień w wysyłaniu wiadomości. Jednorazowa wysyłka kilkuset tysięcy e-maili przez serwer, do którego podpięty jest dany adres IP, może doprowadzić do opóźnienia lub całkowitego wstrzymania wysyłki Twoich kilku ważnych wiadomości transakcyjnych.

Ponadto większość polskich i zagranicznych providerów skrzynek mailowych (tzw. ESP, np. WP, Onet) nakłada limity ograniczające możliwość przyjęcia większej liczby e-maili z tego samego IP w ciągu godziny.

Warto wziąć również pod uwagę fakt, iż na współdzielonym adresie IP mieszają się wysyłki marketingowe i transakcyjne wielu nadawców. Te marketingowe mają zazwyczaj dużo niższy priorytet, więc jeśli wysyłasz przez taki współdzielony adres wiadomości transakcyjne, mogą mieć one niższą dostarczalność lub wpadać do innych niż główna zakładek na skrzynce Twoich odbiorców.

Aby uniknąć powyższych problemów, warto więc wybrać rozwiązanie, które zapewni dedykowany adres IP. W przypadku wysyłki obu typów wiadomości warto zadbać o 2 odrębne, dedykowane adresy – jeden dla wiadomości marketingowych, drugi dla transakcyjnych. 

 

Dlaczego higiena baz danych jest tak ważna? 

Niezależnie od rodzaju wysyłanych wiadomości e-mail zawsze warto dbać o higienę bazy mailingowej.
Jak robić to skutecznie? Należy kontrolować odbicia:

  • twarde odbicia (hard bounce) usuwać od razu po każdej wysyłce,
  • miękkie odbicia (soft bounce) usuwać po 3–5 powtórzeniach tego błędu w kolejnych wysyłkach,
  • wiadomości oznaczone jako spam (spam bounce) warto usuwać, a jeśli jest ich wyjątkowo dużo (>1% wysyłki), zwrócić się z prośbą o pomoc w analizie przyczyny do swojego providera e-mail.

 
Jeśli nie zadbamy o higienę bazy, to niektóre z nieusuniętych z bazy adresów nieistniejących (hard bounce) mogą po pewnym czasie,zostać zamienione przez providerów pocztowych na tzw. spam trapy. Jeśli w naszej bazie będzie przybywać spam trapów, to nasze wysyłki mogą zostać uznane za SPAM.
 

Jeśli użytkownik nie otwiera moich e-maili to oznacza, że nie jest zainteresowany?

Niestety nie masz możliwości sprawdzić, którzy adresaci z Twojej bazy regularnie logują się na pocztę. Jedynym sposobem, aby wykluczyć z wysyłki tego typu przypadki, jest sprawdzenie kto nie otwiera e-maili i nie klika w zawarte w nich linki. Jeśli nie odnotowano żadnej aktywności przez 3 miesiące, to można przyjąć, że konto jest już nieużywane przez właściciela albo zostało zablokowane. Warto wtedy usunąć je z bazy.
 

Dlaczego zabezpieczenie wysyłek e-mail jest tak ważne dla mojego biznesu?

Kolejnym ważnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę, jest uwierzytelnienie wiadomości e-mail. Jest to zabezpieczenie, które znacząco utrudnia podszycie się pod markę. Uwierzytelnienie wpływa też na dostarczalność. Jeśli nie zabezpieczysz swoich wysyłek, możesz zostać uznany za spamera, gdyż właśnie oni zazwyczaj nie zwracają uwagi na takie niuanse techniczne.

Obecnie istnieją 3 sposoby uwierzytelnienia wiadomości – SPF, DKIM i DMARC. Protokoły te różnią się od siebie metodą autentykacji, stopniem zaawansowania i trudnością konfiguracji.

Warto sprawdzić, czy e-maile wysyłane przez Ciebie mają takie zabezpieczenia, np. przy pomocy usługi mail-tester.com

 

 Rys. 1. Czynniki wpływające na wysoką reputację domeny i adresu IP 

 

Agata Krypczyk
Marketing Manager w EmailLabs i SMSLabs

Przypisy