Własna księgowa czy outsourcing – która opcja będzie lepsza i dla kogo?

Podział ról
Rynek usług księgowych jest bardzo mocno rozbudowany. Istotnie na ten fakt wpłynęła deregulacja usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, która nastąpiła w 2014 roku. Uwolnienie zawodu księgowego miało ułatwić dostęp do niektórych zawodów i umożliwić prowadzenie przedsiębiorstw świadczących usługi księgowe przez osoby nieposiadające certyfikatu Ministra Finansów upoważniającego do usługowego prowadzenia ksiąg. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, usługi księgowe może wykonywać każda osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i niekaralność m.in. za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, a także posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047).
Równie istotnym elementem, który należy wziąć pod uwagę, jest rodzaj usankcjonowania przedsiębiorstwa, jakiemu powierzamy obsługę naszego podmiotu. Dokonując wyboru księgowości, warto zweryfikować uprawnienia czy opinie na temat nawet tych certyfikowanych jednostek. Bardzo ważnym warunkiem gwarantującym satysfakcjonującą współpracę jest również bieżące reagowanie na wszelkie niepokojące sytuacje. Może się przecież zdarzyć, że wraz z rozwojem Twojego przedsięwzięcia musisz poszukać obsługi, która nadąża z postępem. 
W mojej opinii ważne też jest, byś pamiętał, że rynek księgowy, podobnie jak każdy inny, ma swoją specyfikę. Tak jak w aptece nie oczekujemy zakupu wycieczki, tak samo warto pamiętać, że rynek oferuje nam zarówno księgowych, jak i doradców. Najlepiej dla Ciebie, kiedy te podmioty ze sobą współpracują. Czasem obserwuję zmagania jednej i drugiej strony, i dochodzę do wniosków, że byłoby dużo prościej, gdyby specjaliści potrafili przyznać, w czym się specjalizują, i gdyby wykonywali właśnie to. Za sukcesem zawsze stoi nisza – nie ma ludzi dobrych od wszystkiego.

Ustalenie potrzeb
Żyjemy w czasach, kiedy możemy mieć wszystko, czego chcemy. Trzeba zadać sobie pytanie podstawowe:

Według hierarchii potrzeb A. Maslowa, bezpieczeństwo występuje zaraz po zaspokojeniu potrzeb fizjologicznych. Księgowość ma za zadanie zapewnić nam poczucie bezpieczeństwa w biznesie, a w życiu spokojny sen. 
Potwierdzają to badania przeprowadzone swego czasu przez EY „Paradoksy outsourcingu”: 99% respondentów wskazało, że kluczowym argumentem przemawiającym za outsourcowaniem usług księgowych jest bezpieczeństwo przed uchybieniami narażającymi na kary w przypadku kontroli (wykres 1).

Rozpoczynając działalność
Startując z własną działalnością, szukasz najbardziej dostępnych form współpracy – zarówno pod względem finansowym, jak i organizacyjnym. Jesteś skupiony na wejściu na rynek, jak najszybszym oferowaniu swoich usług czy produktów, cały Twój czas wypełnia sprzedaż. Nagle pojawia się termin złożenia deklaracji i zadajesz sobie pytanie: 
Czy w ogóle potrzebuję księgowego?
Możesz mieć wyobrażenie, że to całe księgowanie to nic trudnego. Siadasz do komputera i znajdujesz rozwiązanie dostępne od ręki. Na etapie startu jesteś skłonny bardziej do oszczędności niż do zapewnienia sobie profesjonalnej obsługi. Specjalnie dla Ciebie jest księgowość elektroniczna prowadzona samodzielne. 
Samodzielne księgowanie online daje Ci wymierną korzyść finansową, płacisz 49 zł za dostęp do aplikacji, zamiast 200 zł w tradycyjnym biurze. Możesz wprowadzić dokumenty, kiedy chcesz i gdzie chcesz. Twoja inwestycja to czas na wprowadzanie dokumentów do systemu, poszukiwanie informacji o tym, jak zakwalifikować dokonany wydatek albo jak wystawić fakturę. Twój czas może generować większe zyski niż uzyskana w ten sposób oszczędność, ale do tego dojdziesz. Dopóki masz powtarzalne comiesięczne operacje, jesteś w stanie nad tym zapanować. 
Nazywam ten etap potrzebą doświadczania. Dopiero kiedy doświadczysz wprowadzania bądź wczytywania dokumentów i ich klasyfikacji, mozolnego wyszukiwania interpretacji, potwierdzania ich wiarygodności, możesz podjąć decyzję, czy nadal będziesz robić coś, czego nie chcesz, czy przekazujesz dokumenty w ręce specjalisty. Uzyskałeś już satysfakcję z samodzielności i może odczułeś już nawet zmęczenie tą dłubaniną. Wyceniasz swój czas, chcesz wydajności, bezpieczeństwa i profesjonalizmu.
W zależności od tempa rozwoju i Twoich preferencji możesz skorzystać z internetowego lub stacjonarnego biura rachunkowego.
To jest moment, w którym zadajesz sobie pytanie: Czy mam potrzebę dostępu online bez zbędnych formalności czy nawet uprzejmości (wykres 2)? 

Internetowe biura rachunkowe
Internetowe biura rachunkowe dają Ci nadal niższą cenę niż w biurze tradycyjnym, a dostęp wciąż pozostaje elektroniczny. Dla młodego pokolenia, tzw. milenialsów, które wchodzi w rynek biznesowy i jest świadome tego, czego chce, dostęp do obsługi księgowej z poziomu smartfona to bardzo ważna wytyczna. Biuro rachunkowe w elektronicznym wydaniu daje Ci dostęp do usług, które na podstawie przesłanego zdjęcia faktury pokazują w aplikacji wpływ przesłanego dokumentu na wielkość podatków. W zasadzie jest to usługa, przy której można pozostać na długo i cieszyć się z nowoczesnej obsługi, bezpośredniego dostępu do elektronicznych wersji dokumentów i do wyników podatkowych. W razie potrzeby masz też możliwość kontaktu z księgowym. 

Firma w stabilnym etapie rozwoju
W mojej ocenie najważniejsze jest, żeby klienci wszelkich form, jakie oferują księgowi, byli wrażliwi na jakość. Zarówno deregulacja, jak i polityka cenowa dużych instytucji, może doprowadzać do niebezpiecznego zaniżania cen. Zmusza to niektórych księgowych do schodzenia z cen dla zatrzymania klientów, co w efekcie generuje kłopoty po obu stronach. Apeluję, by reagować, jak tylko zauważy się problemy z obsługą czy z samą komunikacją. 

TABELA 1. Statystki policyjne pokazują, że przestępstwa na dokumentach nie należą do rzadkości:

Rok	Wszczęte postępowania	Stwierdzone przestępstwa
2016	3570	4450
2015	3970	3666
2014	4507	3857

Źródło: //statystyka.policja.pl/st/kodeks-karny/przestepstwa-przeciwko-15/63999,Zniszczenie-lub-ukrycie-dokumentu-art-276.html

Zdarza się, że klienci biur obawiają się powierzenia swojej dokumentacji w obce ręce. Nie czytaj krążących w sieci historii o trudnościach w odzyskaniu dokumentów w przypadku rozstania z biurem. Miej świadomość, że księgowi nie mogą odmawiać wydania dokumentów, nawet jeśli nie otrzymali zapłaty za swoje usługi. Przedsiębiorcy nie płacą, by wymusić na księgowych działania zgodnie z ich oczekiwaniami. Zapętla się brak komunikacji, a księgowi z bezsilności próbują odzyskać pieniądze przez zatrzymanie dokumentacji. Jest...