Jak zwiększyć oszczędności i przyspieszyć realizację zamówień dzięki systemowi finansowo-księgowemu?

Podejście zależne od skali
Sposób zarządzania finansami i księgowością w e-sklepie zależy od jego wielkości. Przy niewielkiej skali działalności prawdopodobnie wystarczy współpraca z biurem rachunkowym. Zewnętrzne wsparcie zajmie się zarządzaniem fakturami, prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz wszystkimi kwestiami wynikającymi z obowiązków prawnych. Ale finanse w e-commerce to nie tylko księgowość. To również codzienne regulowanie opłat, obsługa zwrotów, rozliczenia z dostawcami, bankami, kurierami.     

Rozwiązania wewnętrzne
Wraz z rozwojem działalności wzrasta liczba zagadnień związanych z finansami e-sklepu. Jeśli prowadzisz średni lub duży e-commerce, to zarządzanie wszystkimi operacjami finansowymi w wewnętrznym systemie będzie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż współpraca z biurem rachunkowym. System finansowo-księgowy może działać jako samodzielne narzędzie lub element całego systemu ERP (ang. enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Drugi scenariusz daje więcej korzyści dzięki powiązaniu elementów finansowych z danymi, takimi jak sprzedaż, magazyn czy kadry i płace. 

Większa efektywność pracy
Im więcej powtarzalnych czynności zautomatyzujesz, tym wydajniej będzie pracował Twój e-commerce. Najprostszym przykładem jest drukowanie zamówień z systemu sklepu internetowego, a następnie przepisywanie ich przez osobę odpowiedzialną za fakturowanie w systemie FK (czyli finansowo-księgowym). Później dostarczanie faktur do osoby odpowiedzialnej za pakowanie całości. Zastosowanie mechanizmu integracji systemu e-commerce z systemem FK umożliwia generowanie faktur bezpośrednio w systemie finansowym, pobieranie ich w formacie elektronicznym i udostępnianie klientowi w panelu. Innym sposobem rozwiązania tego problemu może być stworzenie modułu fakturowania w systemie e-commerce. Wybierając system FK, zwróć uwagę na to, w jaki sposób pomoże on zautomatyzować pracę.

*JPK to zestaw informacji o transakcjach gospodarczych przesyłanych urzędowi co miesiąc (JPK_VAT) lub na żądanie organu skarbowego (pozostałe JPK), źródło: //poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jpk-2017-dla-kogo-nowy-obowiazek-wysylki

Proces obsługi zamówień
System finansowo-księgowy, będący częścią systemu ERP lub zintegrowany z innymi rozwiązaniami IT e-sklepu, daje duże możliwości automatyzacji procesu obsługi zamówień. Wymiana danych między systemem FK a platformą sprzedażową i systemem magazynowym pozwala na automatyczne zwalnianie opłaconych zamówień do wysyłki. Płatność za zamówienie jest natychmiast księgowana. Informacja o wysyłce trafia do magazynu. Jednocześnie generowana jest faktura lub paragon. Rozwiązanie usprawnia rozliczenia z dostawcami i operatorami logistycznymi. Zaangażowanie pracowników w obsługę zamówień jest ograniczone do minimum.

TABELA 1. Procesy, które zautomatyzujesz dzięki połączeniu systemu FK z ERP

Obszar	Proces
Logistyka i magazyn	Zwalnianie zamówień do wysyłki, rozliczenia zwrotów
Sprzedaż	Aktualizacja statusu zamówień, obsługa różnych form płatności, zestawianie zamówień z wpłatami
Kadry i płace	Rozliczenia czasu pracy, tworzenie grafików, obsługa wniosków urlopowych i delegacji
Controlling/BI	Obliczanie składowych marży, analiza rentowności produktów i źródeł przychodów, alokacja kosztów

Automatyzacja płatności
Klienci e-sklepów przyzwyczajeni są do szerokiej dostępności form płatności. Zakupy w e-commerce opłacane są przelewami, płatnościami online, BLIK-iem, kartą kredytową. Płatności muszą być księgowane automatycznie – potwierdzenie zapłaty za zamówienie jest równoznaczne z potwierdzeniem zakupu. Ręczne zestawianie płatności z wyciągów bankowych z zamówieniami jest czasochłonne i powoduje błędy. System finansowy Twojego e-sklepu musi być zintegrowany z co najmniej kilkoma bankami, pośrednikami płatności i kurierami (płatności za pobraniem). Wymiana danych musi być automatyczna, dzięki temu Twoi klienci natychmiast po zakupie będą otrzymywali potwierdzenie płatności.

Terminowe zwroty
Obsługa zwrotów to jeden z kluczowych procesów w e-commerce. Oprócz zarządzania logistyką towarów zwroty wymagają też sprawnej obsługi księgowej. Przy setkach zamówień rozpatrywanie zwrotów wymaga dużego stopnia automatyzacji, również w aspekcie księgowym. System finansowy musi być powiązany z procesami obsługi zwracanego towaru w sposób, który zapewnia zwrot płatności 
na konto klienta maksymalnie w kilka dni. 

B2B
Handel z klientami biznesowymi wiąże się z innymi uwarunkowaniami niż te znane z rynku B2C. Zwroty i reklamacje, faktury korygujące, odroczone terminy płatności, proces windykacji, ro...