Jak zoptymalizować logistykę w e-sklepie, gdy liczba zamówień rośnie?

Planowanie to proces

Prowadząc sklep internetowy, wiele aspektów musisz przewidzieć z wyprzedzeniem. A kiedy już je dostrzeżesz, zaplanuj rozwiązanie. W początkowej fazie działalności będzie to dla Ciebie trudne – każdy uczy się wraz z nabywanym doświadczeniem. Można się też jednak uczyć na doświadczeniach innych, a już z pewnością poszukać informacji, które ułatwią planowanie.   
Po co to robić? Ważnie jest, by być przygotowanym na różne scenariusze i planować realnie. Postaw sobie pytanie – ile zamówień dziennie będziesz realizował za miesiąc, rok, dwa lata. Weź pod uwagę ważne czynniki, takie jak możliwości inwestycyjne, moce przerobowe, dostępność towaru, działania marketingowe, a także własne umiejętności i dostępne w tej chwili zasoby. Analizę opieraj na dokładnych danych – cel powinien być ambitny, ale realny.
Na każdym etapie łańcucha dostaw musisz wiedzieć, jaką może on osiągnąć przepustowość i w którym momencie konieczne będzie szukanie innego rozwiązania, aby zachować płynność. Przestój w pozornie drobnym aspekcie, jak np. przekroczenie maksymalnych możliwości u dostawcy opakowań, może całkowicie sparaliżować pracę sklepu i zaprzepaścić szansę przejścia na „wyższy poziom”. Stracona okazja może się już nie powtórzyć, a negatywna opinia na długo pozostanie w pamięci klientów.
Nie łudź się, ten plan nie jest robiony raz na zawsze, by potem móc tylko odhaczyć kolejne punkty. Niemal chwilę po tym, jak powstanie, zaczniesz go korygować o dane pojawiające się na bieżąco w sklepie i jego otoczeniu. Wymaga to systematyczności, precyzji i często szukania kompromisu, ale z pewnością warto być przygotowanym na każdą opcję.

Dostawcy na miarę rosnących potrzeb

Jeśli początkowo działasz w małej skali, nie bierzesz pewnie pod uwagę wielu zagrożeń mogących się ujawnić w późniejszym okresie, jak np. przejrzysty system składania zamówień. Sprawdź, czy dostawca, z którym pracujesz, będzie w stanie zaspokoić rosnące oczekiwania. Ramki zawierają propozycje pytań, które ułatwią Ci ocenę dostawcy. Część poruszanych kwestii pewnie dziś nie ma znaczenia, jeśli dopiero zaczynasz tworzyć swój e-commerce. Jednak planujesz przecież procesy przyszłościowo, więc warto, byś miał je na uwadze. Do mojej listy dodaj własne pytania, zwłaszcza te dotyczące technologii w przypadku produktów specjalistycznych.
Część producentów może być zainteresowana wyłączną dystrybucją na danym terenie. To dla Ciebie szansa, ponieważ osiągając odpowiednią skalę, możesz zatrzymać cały rynek dla siebie. Producent, powierzając sprzedaż jednemu podmiotowi, opiera się w całości na jego możliwościach, więc oczekuje efektów. Musisz być jednak uważny i świadomy swoich ograniczeń, ponieważ taka forma współpracy często wiąże się z koniecznością spełnienia pewnych warunków dostawcy.
 

Magazynowanie

Magazynowanie i obsługa zamówień to kluczowe kwestie logistyki e-commerce, które bezpośrednio wpływają na odbiór sklepu przez klienta. Często na początku działalności sklepu ten etap jest marginalizowany. Towar bywa składowany w przypadkowych pomieszczeniach, a zamówienia – o zgrozo – pakowane przez właściciela sklepu, który jest do tego konsultantem i magazynierem w jednej osobie. Działanie w takim modelu w pewnym momencie może całkowicie zablokować nie tylko rozwój, ale też działalność sklepu, ponieważ zamiast skupić się na kluczowych kwestiach związanych ze sprzedażą i rozwojem biznesu (a w tym nikt Cię nie zastąpi), Twój czas zajmą proste czynności.
Nie bój się korzystać z dedykowanych rozwiązań i delegować zadań. Na rynku bez problemu znajdziesz odpowiednie narzędzia i usługi logistyczne, które pozwolą z sukcesem rozwijać e-commerce prowadzony nawet przez mały zespół, który nie planuje inwestować w infrastrukturę. Wzrost liczby zamówień może nastąpić tak szybko, że nie będzie czasu na szukanie większego magazynu, dodatkowych pracowników czy wdrażanie oprogramowania magazynowego. Musisz planować i przewidywać rozwój sprzedaży, bo wtedy przygotujesz się na nowe warunki i większą liczbę zamówień. Co innego, jeśli już dziś odczuwasz brak czasu z powodu jej dużej liczby. W takiej sytuacji zastanów się, co możesz zrobić, aby poprawić proces logistyczny. Szukaj wąskich gardeł, które mogą spowalniać pracę.
Rozwiązaniem może być wprowadzenie zmian technologicznych. Czasem mała zmiana daje duże efekty. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, wprowadź znakowanie produktów kodami kreskowymi. 
To znacząco ułatwia pracę i pozwala uniknąć pomyłek. W połączeniu ze skanerami, kolektorami danych (rodzaj przenośnego komputera ze skanerem) i dobrze skonfigurowanym systemem magazynowym, możemy osiągnąć ogromne oszczędności czasu.

Oprogramowanie magazynowe

Optymalizacja programowa może odegrać jedną z kluczowych ról podczas usprawniania logistyki sklepu. Bez odpowiedniego oprogramowania nie można dobrze i efektywnie zarządzać magazynem. Na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań, niestety, nie każde pozwoli na odpowiednie skonfigurowanie i dostosowanie do Twoich potrzeb. Wybierając system do magazynu, przeanalizuj potrzeby i skorzystaj z usług konsultantów, jeśli nie jesteś w 100% pewien, czego tak naprawdę potrzebujesz. Pamiętaj, że źle dobrane i wdrożone oprogramowanie również może być powodem wielu problemów. Jedną z najważniejszych funkcji jest integracja z systemem sklepu w celu automatyzacji wymiany danych o towarach, stanach magazynowych i zamówieniach. Równie ważna jest integracja z serwisem kuriera, która pozwala na automatyczne generowanie etykiet transportowych.  
Jeżeli mamy więcej niż kilka wariantów towaru w ofercie, interesująca będzie możliwość stosowania adresów w magazynie. Każde odrębne miejsce (paleta, półka, pojemnik) powinno mieć swój indywidualny adres na mapie magazynu, dzięki czemu szybko dotrzesz do konkretnego produktu, a zbiórka będzie zdecydowanie bardziej efektywna. Kompletacja zamówień w magazynie to także proces, który należy stale optymalizować. Odpowiednio skonfigurowane oprogramowanie wykorzyst...