Outsourcing logistyki w sklepie internetowym

W tradycyjnym modelu sklep internetowy posiada swój magazyn i własnymi siłami realizuje wszystkie czynności związane ze sprowadzeniem i wysyłką towaru, wystawieniem faktury bądź paragonu, odbiorem zwrotów itp. Zupełnie inną formą prowadzenia e-sklepu jest dropshipping – wówczas sklep zajmuje się sprzedażą, obsługą klienta oraz wystawianiem paragonów i faktur, czasem także przyjmowaniem zwrotów, ale już kwestia magazynowania i wysyłki towaru leży po stronie hurtowni. Istnieje jednak jeszcze inny model sprzedaży, który polega na outsourcingu logistyki. W tym wariancie sklep nie musi decydować się na dropshipping, by korzystać z zewnętrznego magazynu i wielu usług dodatkowych. Po prostu – wszystkie te kwestie zleca w firmie, która staje się dla sklepu operatorem logistycznym.

Kiedy wybrać outsourcing logistyki?

Outsourcing logistyki jest dość powszechny w przypadku średnich i dużych e-sklepów. Natomiast te najmniejsze zazwyczaj z powodzeniem radzą sobie we własnym zakresie. Gdy jednak sklep się rozwija, samodzielna obsługa przesyłek staje się coraz trudniejsza. Gdzie przebiega granica, po przekroczeniu której warto wziąć pod uwagę outsourcing? 

Nawet przy jednym bardzo popularnym, szybko-rotującym produkcie właściciel sklepu może nie być w stanie zorganizować logistyki samodzielnie. Ważne jest więc określenie liczby wysyłek w miesiącu . Jeśli liczba ta przekracza 500 wysyłek miesięcznie, wskazane już będzie nawiązanie współpracy z firmą logistyczną. Również wtedy, gdy sklep chce zagwarantować klientom dostawę w 24 godziny od zamówienia, logistykę lepiej oddać w ręce profesjonalistów  – mówi Urszula Rąbkowska, dyrektor marketingu i sprzedaży w XBS Group.

Oceniając zasadność przekazania spraw logistycznych firmie zewnętrznej, warto także zwrócić uwagę na wartość wysyłanych produktów. Im wyższa, tym bardziej opłaca się przekazać obsługę profesjonalnej firmie. Również wtedy, gdy sklep wysyła wiele paczek niestandardowych – np. przesyłki dłużycowe lub wrażliwe, dobrze skorzystać z usług firmy mającej doświadczenie w pracy z tego typu przesyłkami.

Zakres współpracy z firmą logistyczną może być ustalony indywidualnie. Zazwyczaj jednak koszty poszczególnych usług okazują się niższe, gdy są zamawiane w pakiecie, niż gdy są wybierane pojedynczo. Dlatego sklepy bardzo często podejmują współpracę zarówno w zakresie składowania i operacji magazynowych, jak i wysyłek. Przy czym obsługa przesyłek może oznaczać zarówno wysyłkę paczek do konsumentów, jak i przyjmowanie dostaw towaru z hurtowni lub od producentów w imieniu e-sklepu.  

Jak przebiega współpraca z firmą logistyczną?

Najtrudniejsze są zawsze początki – w tym przypadku wątpliwości może wzbudzać sam moment rozpoczęcia współpracy e-sklepu z firmą logistyczną. Jak się do tego zabrać? Oczywiście sam proces może przebiegać nieco inaczej w zależności od tego, na jakiego operatora logistycznego się zdecydujemy. 

W przypadku XBS Group, ustalamy model współpracy oraz komunikacji. Z reguły omawiamy też proces integracji sklepu internetowego z naszym systemem magazynowym, co po implementacji pozwala na szybką i sprawną obsługę zamówień. Dostawcy e-sklepu otrzymują formularz awizacyjny oraz warunki dostaw do naszego magazynu. Dostawy przyjmowane są zgodnie z harmonogramem i nadawane są im lokalizacje magazynowe odpowiadające ich gabarytom. Mogą to być miejsca półkowe bądź miejsca paletowe, a w przypadku odzieży tzw. system wieszaków – wyjaśnia Urszula Rąbkowska. 

Paczki przygotowywane są w magazynie zgodnie ze spływającymi zamówieniami. Następnie są zabezpieczane do transportu oraz przekazywane do strefy wydań dla kurierów bądź przewoźników. Jeśli umowa ze sklepem obejmuje takie usługi, do przesyłki dokładana jest faktura lub paragon. Do przesyłek można dołączać także ulotki informacyjne. Każda przesyłka jest monitorowana, a jej status przesyłany jest do klienta.

A jak to wygląda od strony sklepu? Sklep zamawia u swojego dostawcy towar, który dostarczany jest do magazynu firmy logistycznej. Towar trafia do sprzedaży w e-sklepie. Po otrzymaniu zamówienia, sklep przekazuję je – w ramach systemu informatycznego firmy logistycznej – do realizacji, a firma ta zajmuje się już pakowaniem i wysyłką towaru bezpośrednio do klien...