Planuj, monitoruj, raportuj – przegląd systemów do zarządzania zadaniami w zespole

Systemy zarządzania zadaniami (SZZ) pozwalają zebrać w jednym miejscu wszystkie informacje na temat zadań realizowanych przez każdego z pracowników firmy. Dzięki temu możliwe jest sprawne planowanie pracy, monitorowanie postępów oraz wykorzystanie zebranych w systemie informacji w raportach i sprawozdaniach zarządczych.
Wdrożenie systemu zarządzania zadaniami w firmie przynosi korzyści praktycznie na każdym poziomie organizacji:

• pracownikom – pomaga sprawnie organizować swoje zadania oraz rozliczać się z ich wykonania;
• menedżerom średniego szczebla – pomaga planować i organizować pracę nad poszczególnymi przedsięwzięciami oraz monitorować stan ich realizacji. Zwiększa kontrolę nad realizacją wielu projektów równolegle;
• wyższej kadrze zarządzającej – pomaga koncentrować pracę podległych działów na celach strategicznych oraz obserwować pracę z „lotu ptaka”. Umożliwia monitorowanie stanu realizacji projektów na każdym poziomie organizacji.

Spośród wielu korzyści, które najczęściej obserwuję u klientów po wdrożeniu w firmie systemu zarządzania zadaniami, na szczególną uwagę zasługują moim zdaniem następujące:

• pełna informacja na temat wszystkich przedsięwzięć toczących się w firmie – dobrze wprowadzony SZZ dostarcza menedżerom i pracownikom informacji o projektach, procesach operacyjnych, wdrażanych zmianach. W jednym miejscu można zobaczyć, czym obecnie zarządzają osoby na stanowiskach kierowniczych, w co zaangażowane są zespoły pracowników oraz na jakim etapie realizacji znajdują się poszczególne przedsięwzięcia;
• listy wszystkich zadań, które realizują pracownicy firmy – w systemie jak na dłoni widać, kto czym się w danym momencie zajmuje. Można zobaczyć, jakie zadania realizuje dowolny pracownik i w jakich terminach planuje je ukończyć. Do historii przechodzą sytuacje, że ktoś o czymś zapominał lub nie wiedział, co jest do zrobienia;
• urealnione planowanie terminów wykonania zadań i przedsięwzięć – praktycznie każdy SZZ umożliwia zaplanowanie kolejności oraz terminów każdego zadania i przedsięwzięcia, co pozwala lepiej przewidywać, kiedy zlecone prace zostaną ukończone. W firmie zmniejsza się hurraoptymizm i rozczarowanie opóźnieniami, a pojawia się estymowanie rzeczywistej pracochłonności i czasochłonności zadań;
• monitorowanie obciążenia pracą – menedżerowie i pracownicy widzą, jakie jest obłożenie pracą, dzięki czemu wiadomo, kto ma zadań za dużo, a kto ma jeszcze niewykorzystane rezerwy. Zmniejsza się liczba nadgodzin oraz zostają wyeliminowane przedsięwzięcia, które powodują zbyt duże koszty;
• koncentracja zespołów na celach, które firma chce osiągnąć – eliminują z organizacji wykonywanie zadań, które nie przybliżają pracowników do wyznaczonych celów. Pracownicy skupiają się na zadaniach, które mają największy wpływ na osiągnięcie wyznaczonych celów;
• jasno zdefiniowana odpowiedzialność na każdym poziomie firmy – każdy pracownik i menedżer wie, kto za jakie zadanie jest odpowiedzialny. Zmniejsza się poziom rozmycia odpowiedzialności oraz nieprecyzyjność w delegowaniu zadań.

Na co zwrócić uwagę, wybierając SZZ?

Podchodząc do wyboru systemu zarządzania zadaniami dla własnej firmy, warto się zastanowić nad następującymi kwestiami.

Struktura zadań i projektów

Kluczowym parametrem jest elastyczność systemu w odwzorowaniu struktury zadań, projektów i procesów istniejących w firmie. Zwróć uwagę, czy będziesz mógł przechowywać specyficzne dla swojej działalności informacje. Czy system umożliwi Ci dostosowanie widoków do istniejącej struktury organizacyjnej firmy oraz mapy istniejących procesów. 

W firmach, które metodycznie realizują projekty, konieczne jest upewnienie się, czy będzie możliwe odwzorowanie stosowanych metodyk. 

Interfejs i wygoda użytkowania

Zwróć uwagę, jak czytelny jest interfejs i czy podoba się Twoim pracownikom. Czy najważniejsze informacje są zawsze pod ręką? Jak szybko znajdujesz w systemie to, czego potrzebujesz? Czy można modyfikować kolorystykę i układ ekranów? Jak reagują przedstawiciele poszczególnych zespołów na wygląd systemu? Czy możliwe jest korzystanie z systemu za pomocą urządzeń mobilnych? Czy możliwe jest dostosowanie widoków systemowych do własnych preferencji i stylu pracy?

Po wdrożeniu system zarządzania zadaniami staje się systemem, w którym pracownicy będą spędzać bardzo dużo czasu. Jeżeli im się nie spodoba, nie będą go chętnie używać. Oczywiście nie da się zadowolić każdego, ale postaraj się chociaż wybrać system, który podoba się większości osób w firmie. 

Kwestie techniczne

Wbrew pozorom to bardzo ważne, aby zwrócić uwagę, w jaki sposób świadczona jest usługa i czy umożliwia bezpieczne korzystanie z systemu. Najważniejsze aspekty to:

• eksport danych – czy system umożliwia eksport Twoich danych? Jeśli będziesz chciał zmienić system, powinien on umożliwiać Ci zabranie Twoich danych ze sobą;
• polityka prywatności – przeczytaj dokładnie warunki korzystania z usługi. Czy komuś udostępniane są Twoje dane, a jeśli tak, to komu? Gdzie są przechowywane? Jakie mechanizmy zabezpieczenia zastosowali twórcy? To bardzo ważne, zwłaszcza gdy pracujesz na projektach poufnych lub wymagających dyskrecji. Nie chcesz przecież, aby Twoje projekty czy informacje firmowe zostały np. zaindeksowane przez Google’a. Uwaga również na aplikacje darmowe – zwykle ceną za ich używanie jest właśnie szczegółowa wiedza o Twojej firmie; 
• backup – sprawdź, jak twórcy zabezpieczają Twoje dane i czy tworzą kopie bezpieczeństwa. Na kim spoczywa obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa? Często aplikacje umożliwiają wykonywanie kopii bezpieczeństwa, ale to użytkownik musi to robić. W przypadku awarii niektóre systemy nie gwarantują, że odzyskają Twoje dane!
• dokumentacja – czy istnieje dokumentacja lub system pomocy, które wyjaśniają, w jaki sposób korzystać z systemu? To ważne, kiedy chcesz zrozumieć bardziej zaawansowane funkcje systemu;
• wsparcie techniczne – czy twórcy świadczą wsparcie techniczne, czy swoje problemy musisz rozwiązywać samodzielnie;
• struktura cenowa – przeanalizuj dokładnie, jaka jest struktura cenowa i za co każą sobie płacić twórcy systemu. Obecnie najczęściej spotykany jest model subskrypcyjny, czyli opłata abonamentowa. Zwykle opłata za rok z góry jest niższa. Czasem główna funkcjonalność jest dostępna za darmo, a płatne są dodatkowe, zaawansowane opcje. 

Integracje

System zarządzania zadaniami ni...